Im Allgemeinen sind steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen verpflichtend 7 Jahre lang aufzubewahren. Der Fristenlauf beginnt in der Regel nach Ablauf des betreffenden Jahres.  Davon abweichend gibt es für bestimmte Sachverhalte jedoch auch längere Aufbewahrungspflichten. So sind Unterlagen in Zusammenhang mit Covid-19-Förderungen bis zu 10 Jahre und in Zusammenhang mit Grundstücken sogar bis zu 22 Jahre aufzubewahren.

Bis zum Ablauf dieser Zeiträume liegt es in der Verantwortung des Abgabenpflichtigen abgabenrelevante Unterlagen jederzeitige verfügbar zu halten. Digitale Belege und Aufzeichnungen müssen während dieser Zeit jederzeit lesbar gemacht werden können. Gelingt dies im Bedarfsfall nicht, so kann das mitunter recht kostspielig werden und mehrfach zu Sanktionen führen wie folgt:

Sanktionen:

Die Folgen einer Verletzung von Aufbewahrungspflichten reichen in Ermangelung von Unterlagen zur Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlagen von einer Schätzung derselben bis hin zu Geldstrafen. Kann der Empfänger von Zahlungen in Zusammenhang mit betrieblichen Ausgaben nicht genannt werden bzw. können die entsprechenden Beleg nicht vorgelegt werden, so kann der Abzug der entsprechenden Ausgabenposition verwehrt werden (Pflicht zur Empfängernennung).

Bei Vorsatz kann laut Finanzstrafgesetz eine Geldstrafe von bis zu 5.000,- Euro verhängt werden. Im Anwendungsbereich des Umsatzsteuergesetzes können bei Vorsatz sogar Strafen von bis zu 50.000,- Euro und bei grober Fahrlässigkeit bis zu 25.000,- Euro verhängt werden.

Fehlen die Aufzeichnungen iZm mit Covid-19-Förderungen, so droht die Rückzahlung der bezogenen Förderungen. Hier gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So sind es für die Phase I des Härtefallfonds10 Jahre und für die weiteren Phasen gelten die allgemeinen 7 Jahre. Bei der Kurzarbeit sind es ebenso 10 Jahre, hingegen beim Fixkostenzuschuss und beim Ausfallbonus wieder nur 7 Jahre.

Zudem ist auch der Beginn des Fristenlaufes bei den einzelnen Covid-19-Maßnahmen unterschiedlich geregelt. Während bei einigen Hilfen die Fristen für die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres der Auszahlung beginnen, startet bei anderen der Fristenlauf erst nach Ende der Förderungslaufzeit.

Tipp: Um hier nicht durcheinander zu kommen, empfehlen wir alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Covid-19-Unterstützungen mindestens 10 Jahre (beginnend mit Jahresende der Auszahlung und Ende der Förderlaufzeit) aufzubewahren.

An dieser Stelle sei auch daran erinnert, dass im Falle einer Überprüfung der lohn- und gehaltsabhängigen Abgaben die Aufzeichnungen der von Ihren Assistentinnen geleisteten Arbeitsstunden (Arbeitszeitaufzeichnungen) einer der wichtigsten und am häufigsten nachgefragten Unterlagen darstellen. Für diese Aufzeichnungen gilt ebenso eine generelle Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren.

Spezielle aufbewahungspflichten

Es gibt gute Gründe, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Das gilt nicht nur in Hinblick auf drohende Rückzahlung von Covid-19-Förderungen. Die Sanktionen reichen von Ausgabenkürzungen bis hin zu Schätzungen und Geldstrafen.

Die wichtigsten Fristen sind:

• 7 Jahre für die allgemeinen Unterlagen zur steuerlichen Gewinnermittlung und für Arbeitszeitaufzeichnungen
• 10 Jahre iZm mit bestimmten Covid-19-Förderungen
• 22 Jahre iZm Grundstücken